Bot Discord cho công ty dịch vụ: Ticket khách hàng, hóa đơn và tuyển nhân sự

Câu hỏi của công ty: Discord hay không?

Nhiều công ty nhỏ và studio sáng tạo, chẳng hạn các xưởng thiết kế chuyên Discord, nhà phát triển bot, người xây dựng server và biên tập video, đã sống trong Discord vì khách hàng của họ cũng vậy. Chuyển cuộc trò chuyện sang email tạo thêm ma sát. Điều khó là một server Discord thuần túy không có quy trình tiếp nhận, không có hồ sơ và không có hóa đơn. Đó là khoảng trống mà trang này nhắm đến.

Tiếp nhận: từ “chào, tôi cần một logo” đến một bản brief

Đăng một bảng ticket có tên Start a project. Khi khách tiềm năng nhấn nút, một form bật lên hỏi những câu bạn luôn hỏi: họ cần gì, khoảng ngân sách, thời hạn, các liên kết. Discord cho phép năm ô nhập trong một cửa sổ bật lên, và form ticket có thể đánh dấu bất kỳ ô nào là bắt buộc. Các câu trả lời trở thành tin nhắn đầu tiên trong một kênh riêng tư với đội của bạn, và được lưu trong bản ghi.

Nếu bạn cung cấp nhiều dịch vụ, dùng một menu thả xuống với một bảng cho mỗi dịch vụ, mỗi bảng có vai trò nhân viên riêng. Yêu cầu thiết kế đi đến nhà thiết kế, yêu cầu phát triển đi đến nhà phát triển. Xem bố cục bảng ticket.

Vận hành kênh dự án

Tài liệu công cụ nhân viên liệt kê mọi tùy chọn. Phân tích ticket cho thấy khối lượng, thời gian phản hồi và đánh giá theo từng nhân viên, hữu ích khi bạn phải nói với khách hàng bạn trả lời nhanh đến mức nào.

Báo giá và hóa đơn

/invoice create tạo một hình ảnh hóa đơn với tên thương hiệu, logo, tiền tố ID và màu của bạn, và tài liệu tham khảo bao gồm giá tùy chỉnh, giảm giá, mã giảm giá và trạng thái. Mười chủ đề và mười bố cục có sẵn trong thiết kế hóa đơn. Báo cáo bán hàng tính tổng số tiền bạn đã lập hóa đơn trong 7, 30, 90 ngày hoặc toàn bộ thời gian, kèm phân tích theo phương thức thanh toán. Xem trang bot hóa đơn.

Để thu tiền, Auto-Pay hiển thị mã QR, tự động xác nhận crypto và PIX, và cho phép nhân viên xác nhận các phương thức khác chỉ bằng một cú nhấp. Tiền chuyển vào tài khoản riêng của bạn. Noxyr không phải bộ xử lý thanh toán và không giữ tiền. Các công ty cần xuất hóa đơn thẻ kèm xử lý thuế vẫn sẽ cần phần mềm kế toán đi kèm.

Bằng chứng và tuyển dụng

Sau một công việc đã thanh toán, khách có thể để lại đánh giá qua bot đánh giá, bot này đánh dấu các đánh giá gắn với hóa đơn là mua hàng đã xác minh. Đăng chúng trong một kênh công khai làm bằng chứng danh mục. Khi bạn tuyển người, đơn ứng tuyển cho mỗi ứng viên một kênh riêng tư, các câu hỏi của bạn, và nút Accept hoặc Reject.

Thứ tự thiết lập đề xuất

1. Vai trò: Client, Team, Manager. Mời Noxyr qua liên kết mời và đặt vai trò của nó lên trên các vai trò này.
2. Bảng tiếp nhận với biểu mẫu mà bạn mong mọi khách hàng đều điền.
3. Vai trò nhân viên cho từng dịch vụ và một danh mục ticket với quyền phù hợp.
4. Thương hiệu hóa đơn và một hóa đơn thử.
5. Phương thức thanh toán nếu bạn muốn thanh toán bằng QR.
6. Kênh đánh giá cùng nút Để lại đánh giá.
7. Đơn ứng tuyển nhân viên và nhật ký server để có trách nhiệm giải trình.

Một tuần đầu thực tế

Đừng cố xây dựng cả studio trong ngày đầu. Ngày đầu, đăng bảng tiếp nhận và gửi ba khách tiềm năng thật qua đó. Ghi lại những câu hỏi họ bỏ qua hoặc hiểu sai, rồi viết lại. Ngày thứ hai, gửi một hóa đơn thử cho một đồng đội và xem nó trên điện thoại, vì hầu hết khách mở nó ở đó. Đến ngày thứ ba, thêm một vai trò nhân viên thứ hai cho dịch vụ nhận nhiều yêu cầu nhất.

Dùng tuần đầu để đo hai thứ. Phản hồi đầu tiên mất bao lâu, và có bao nhiêu ticket nằm mở quá một tuần? Phân tích ticket đọc chính các bản ghi bạn đã có, nên không cần bật thêm gì. Nếu phản hồi đầu tiên chậm, thêm một vai trò nhân viên vào bảng và nhắc đến nó. Nếu ticket kéo dài, đặt tự động đóng và dùng /ticket remind trước khi nó kích hoạt.

Những sai lầm công ty hay mắc trên Discord

• Một kênh cho mọi khách hàng. Dùng một ticket cho mỗi dự án để khách hàng mới không bao giờ thấy tin nhắn của khách khác.
• Để mọi người đóng ticket. Giới hạn việc đóng cho các vai trò nhân viên và yêu cầu lý do, để bản ghi kể một câu chuyện rõ ràng.
• Hóa đơn không có tiền tố. Đặt tiền tố ID trong thương hiệu để các số có thể truy vết.
• Bỏ qua chống phá hoại. Một tài khoản quản lý bị chiếm có thể xóa kênh của khách nhanh chóng.

Noxyr không làm gì cho công ty

• Không có bảng công việc, thời hạn, theo dõi thời gian hoặc luồng phê duyệt tệp.
• Không có hợp đồng hay chữ ký điện tử. Nút điều khoản dịch vụ là một bài đăng văn bản, không phải thỏa thuận đã ký.
• Không tính thuế hay xuất dữ liệu kế toán. Báo cáo chỉ cộng tổng các bản ghi hóa đơn của bạn.
• Không có nhắc việc chung, ngoài /ticket remind.

Bước tiếp theo

Mẫu server công ty ánh xạ các bước này sang kênh. Trang Business giải thích các tính năng hướng kinh doanh của Noxyr, và freelancer bao quát phiên bản một người của thiết lập này.