Mẫu máy chủ Discord cho agency làm việc với khách hàng

Phù hợp với ai

Mẫu này dành cho các nhóm thiết kế, phát triển, video, marketing hoặc tư vấn đang làm việc với khách hàng qua Discord. Nó hoạt động cho nhóm hai người hoặc hai mươi người. Trang dành cho agency trình bày phần giới thiệu, còn bài viết về bot tùy chỉnh cho agency giải thích cách chạy bot dưới thương hiệu của riêng bạn.

Thiết lập vai trò

Nguyên tắc quyền tối thiểu quan trọng nhất ở đây, vì khách hàng không bao giờ được thấy khách hàng khác.

Đừng dùng một vai trò Client chung để mở mọi kênh khách hàng. Hãy cấp quyền ghi đè riêng cho từng kênh dự án, dành cho đúng khách hàng sở hữu dự án đó.

Bố cục kênh

Thiết lập quy trình trong Noxyr

1. Chạy /ticketsetup panel_create để tạo bảng yêu cầu dự án có biểu mẫu hỏi khoảng ngân sách, thời hạn và mô tả. Đăng bảng bằng /ticketsetup panel.
2. Nhận từng yêu cầu mới bằng /ticket claim để một người phụ trách, và thêm đồng nghiệp bằng /ticket add.
3. Gửi hóa đơn bằng /invoice create khi phạm vi công việc đã được thống nhất. Xem bot hóa đơn.
4. Thu thập phản hồi bằng /review config sau khi giao hàng. Xem đánh giá.
5. Bật bản ghi hội thoại và nhật ký máy chủ để có dấu vết kiểm tra.
6. Chạy /security health để kiểm tra các quyền có rủi ro, rồi nhấn Fix ở các mục an toàn.

Tiếp nhận giúp tiết kiệm một cuộc gọi

Một biểu mẫu ngắn tốt hơn một chuỗi email dài. Hỏi khách hàng là ai, họ muốn gì, thời hạn và khoảng ngân sách. Giữ ở năm câu hỏi. Câu trả lời sẽ nằm ngay trong ticket, nên phản hồi đầu tiên có thể cụ thể ngay.

Những lỗi thường gặp

• Để khách hàng trò chuyện trong cùng một kênh. Ngay cả khách thân thiện cũng không nên thấy nhau.
• Cấp quyền quản trị cho nhân viên vì tiện. Hãy dùng quyền theo vai trò.
• Không có quy trình gỡ quyền. Hãy gỡ cộng tác viên và lưu trữ kênh dự án ngay khi công việc kết thúc.

Kết thúc dự án và lưu hồ sơ

Khi dự án kết thúc, hãy đóng ticket và giữ bản ghi hội thoại. Gỡ vai trò khách hàng khỏi kênh dự án, rồi chuyển kênh vào danh mục lưu trữ mà chỉ nhóm mới thấy. Giữ hóa đơn và các phê duyệt ở nơi bạn dễ tìm, để một câu hỏi sáu tháng sau mất một phút chứ không phải cả buổi chiều.

Nếu bạn muốn khách hàng thấy tên và ảnh đại diện bot của chính bạn thay vì Noxyr, bot tùy chỉnh tùy chọn là một phần của gói Donor, còn bố cục này không cần đến nó.

Ai thấy được gì

Trước khi ra mắt, hãy thử nghiệm bằng một tài khoản khách hàng chỉ có vai trò Client. Họ chỉ nên thấy phần chào mừng, FAQ và bảng tiếp nhận, cộng với kênh dự án của chính họ và không gì khác. Nếu thấy thứ khác, hãy sửa quyền ghi đè rồi thử lại.

Trước khi mời khách hàng

• Viết biểu mẫu tiếp nhận trước, rồi thử từ một tài khoản thứ hai.
• Đặt tên kênh theo cùng một cách mỗi lần để sau này dễ tìm.
• Giữ hóa đơn trong ticket hoặc kênh riêng tư, đừng bao giờ đăng công khai.
• Chia sẻ quy trình từ ticket đến hóa đơn với nhóm của bạn.

Tiếp theo

Nếu bạn làm việc một mình, hãy đọc mẫu máy chủ nhận commission. Lên kế hoạch thứ bậc vai trò bằng công cụ lập sơ đồ thứ bậc vai trò.