Bot Discord pour agences : tickets clients, factures et recrutement

La question de l'agence : Discord ou pas ?

De nombreuses petites agences et studios créatifs, comme les studios de design centrés sur Discord, les développeurs de bots, les créateurs de serveurs et les monteurs vidéo, vivent déjà dans Discord parce que leurs clients y vivent aussi. Déplacer la discussion vers le courriel ajoute de la friction. Le problème est qu'un serveur Discord classique n'a ni processus d'accueil, ni historique, ni factures. C'est ce manque que couvre cette page.

Accueil : de « bonjour, il me faut un logo » à un brief

Publiez un panneau de tickets intitulé Lancer un projet. Lorsqu'un prospect appuie sur le bouton, un formulaire dans une fenêtre pose les questions que vous posez toujours : ce dont il a besoin, la fourchette de budget, l'échéance, les liens. Discord autorise cinq champs dans une fenêtre, et les formulaires de tickets peuvent rendre n'importe lequel obligatoire. Les réponses deviennent le premier message d'un salon privé avec votre équipe, et elles sont conservées dans la transcription.

Si vous proposez plusieurs services, utilisez une liste déroulante avec un panneau par service, chacun avec son propre rôle staff. Les demandes de design vont aux designers, les demandes de développement aux développeurs. Voir mises en page des panneaux de tickets.

Gérer le salon de projet

La documentation des outils du staff liste chaque option. Les statistiques des tickets indiquent le volume, le temps de réponse et les évaluations par membre du staff, ce qui est utile lorsque vous devez dire à un client la rapidité de vos réponses.

Devis et factures

/invoice create produit une image de facture avec le nom de votre marque, votre logo, votre préfixe de numérotation et vos couleurs. La référence couvre les prix personnalisés, les remises, les bons et le statut. Dix thèmes et dix mises en page sont disponibles dans le design des factures. Les rapports de ventes totalisent ce que vous avez facturé sur 7, 30, 90 jours ou depuis toujours, avec une répartition par moyen de paiement. Consultez la page du bot de factures.

Pour encaisser, Auto-Pay affiche un QR code, confirme automatiquement les cryptomonnaies et le PIX, et permet au staff de confirmer les autres moyens de paiement en un clic. Les fonds vont sur votre propre compte. Noxyr n'est pas un processeur de paiement et ne détient pas d'argent. Les agences qui ont besoin de facturation par carte avec gestion de la TVA auront toujours besoin d'un logiciel de comptabilité à côté.

Preuves et recrutement

Après un projet payé, un client peut laisser une note via le bot d'avis, qui marque les avis liés à une facture comme achats vérifiés. Publiez-les dans un salon public comme preuves de votre portfolio. Lorsque vous recrutez, les candidatures donnent à chaque candidat un salon privé, vos questions, et des boutons Accepter ou Refuser.

Ordre de mise en place conseillé

1. Rôles : Client, Équipe, Manager. Invitez Noxyr via le lien d'invitation et placez son rôle au-dessus de ces rôles.
2. Panneau d'accueil avec le formulaire que vous auriez souhaité voir rempli par chaque client.
3. Rôles du staff par service et une catégorie de tickets avec les bonnes permissions.
4. Identité visuelle des factures et une facture de test.
5. Moyens de paiement si vous voulez des paiements par QR code.
6. Salon des avis ainsi que le bouton Laisser un avis.
7. Formulaire de candidature du staff et journaux du serveur pour la transparence.

Une première semaine réaliste

N'essayez pas de construire tout le studio le premier jour. Le premier jour, publiez le panneau d'accueil et faites passer trois vrais prospects par celui-ci. Notez les questions qu'ils sautent ou mal comprennent, et réécrivez-les. Le deuxième jour, envoyez une facture de test à un coéquipier et regardez-la sur téléphone, car la plupart des clients l'ouvrent là. Au troisième jour, ajoutez un second rôle staff pour le service qui reçoit le plus de demandes.

Servez-vous de la première semaine pour mesurer deux choses : combien de temps prend la première réponse, et combien de tickets restent ouverts au-delà d'une semaine ? Les statistiques des tickets exploitent les mêmes données que vous avez déjà, donc rien d'autre n'est à activer. Si la première réponse est lente, ajoutez un rôle staff au panneau et mentionnez-le. Si des tickets traînent, activez la fermeture automatique et utilisez /ticket remind avant qu'elle ne se déclenche.

Erreurs que commettent les agences sur Discord

• Un salon pour chaque client. Utilisez un ticket par projet pour qu'un nouveau client ne voie jamais les messages d'un autre client.
• Laisser tout le monde fermer les tickets. Limitez la fermeture aux rôles staff et demandez une raison, pour que la transcription raconte une histoire claire.
• Des factures sans préfixe. Définissez un préfixe de numérotation dans l'identité visuelle pour que les numéros soient traçables.
• Négliger l'anti-nuke. Un compte manager piraté peut supprimer rapidement les salons d'un client.

Ce que Noxyr ne fait pas pour les agences

• Pas de tableaux de tâches, d'échéances, de suivi du temps ni de circuits de validation de fichiers.
• Pas de contrats ni de signatures électroniques. Le bouton des conditions d'utilisation est un message texte, pas un accord signé.
• Pas de calcul de TVA ni d'export comptable. Les rapports totalisent uniquement vos factures.
• Pas de rappels généraux, hormis /ticket remind.

Étapes suivantes

Le modèle de serveur pour agences associe ces étapes aux salons. La page Business présente les fonctions de Noxyr orientées professionnel, et la page freelances décrit la version à une seule personne de cette configuration.