Bot Discord untuk Agensi: Tiket Klien, Invoice, dan Perekrutan Staf

Pertanyaan agensi: Discord atau bukan?

Banyak agensi kecil dan studio kreatif, seperti studio desain yang berfokus pada Discord, pengembang bot, pembuat server, dan editor video, sudah hidup di Discord karena klien mereka juga begitu. Memindahkan percakapan ke email menambah gesekan. Masalahnya, server Discord biasa tidak punya proses intake, catatan, maupun invoice. Itulah celah yang dibahas halaman ini.

Intake: dari "hai, saya butuh logo" menjadi brief

Posting sebuah panel tiket bernama Start a project. Ketika calon klien menekan tombol, formulir pop-up menanyakan pertanyaan yang selalu Anda tanyakan: apa yang mereka butuhkan, rentang anggaran, tenggat, tautan. Discord mengizinkan lima input dalam satu pop-up, dan formulir tiket dapat menandai input mana pun sebagai wajib. Jawabannya menjadi pesan pertama di channel privat bersama tim Anda, dan tersimpan dalam transkrip.

Jika Anda menawarkan beberapa layanan, gunakan dropdown dengan satu panel per layanan, masing-masing dengan peran staf sendiri. Permintaan desain masuk ke desainer, permintaan pengembangan masuk ke pengembang. Lihat tata letak panel tiket.

Menjalankan channel proyek

dokumen alat staf mencantumkan setiap opsi. Analitik tiket menampilkan volume, waktu respons, dan rating per anggota staf, yang berguna saat Anda harus memberi tahu klien seberapa cepat Anda membalas.

Penawaran dan invoice

/invoice create menghasilkan gambar invoice dengan nama merek, logo, awalan ID, dan warna Anda, dan referensi mencakup harga kustom, diskon, voucher, dan status. Sepuluh tema dan sepuluh tata letak tersedia di desain invoice. Laporan penjualan menjumlahkan invoice Anda selama 7, 30, 90 hari, atau sepanjang waktu, dengan rincian metode pembayaran. Lihat halaman bot invoice.

Untuk menagih, Auto-Pay menampilkan kode QR, mengonfirmasi crypto dan PIX secara otomatis, dan membiarkan staf mengonfirmasi metode lain dengan satu klik. Dana masuk ke akun Anda sendiri. Noxyr bukan prosesor pembayaran dan tidak menahan uang. Agensi yang membutuhkan invoice kartu dengan penanganan pajak tetap memerlukan perangkat lunak akuntansi di sampingnya.

Bukti dan perekrutan

Setelah pekerjaan berbayar, klien dapat memberi rating melalui bot ulasan, yang menandai ulasan yang terikat invoice sebagai pembelian terverifikasi. Posting di channel publik sebagai bukti portofolio. Saat merekrut, aplikasi memberi setiap kandidat channel privat, pertanyaan Anda, dan tombol Accept atau Reject.

Urutan pengaturan yang disarankan

1. Peran: Client, Team, Manager. Undang Noxyr lewat tautan undangan dan letakkan perannya di atas mereka.
2. Panel intake dengan formulir yang Anda harap sudah diisi setiap klien.
3. Peran staf per layanan dan kategori tiket dengan izin yang tepat.
4. Branding invoice dan satu invoice uji.
5. Metode pembayaran jika Anda ingin pembayaran QR.
6. Channel ulasan plus tombol Leave a review.
7. Formulir aplikasi staf dan log server untuk akuntabilitas.

Minggu pertama yang realistis

Jangan mencoba membangun seluruh studio pada hari pertama. Pada hari pertama, posting panel intake dan kirim tiga calon klien sungguhan melaluinya. Catat pertanyaan mana yang mereka lewati atau salah baca, lalu tulis ulang. Pada hari kedua, kirim invoice uji ke rekan tim dan lihat di ponsel, karena sebagian besar klien membukanya di sana. Pada hari ketiga, tambahkan peran staf kedua untuk layanan yang paling banyak diminta.

Gunakan minggu pertama untuk mengukur dua hal. Berapa lama balasan pertama memakan waktu, dan berapa banyak tiket yang terbuka lebih dari seminggu? Analitik tiket membaca catatan yang sudah Anda punya, jadi tidak ada yang perlu diaktifkan tambahan. Jika balasan pertama lambat, tambahkan peran staf ke panel dan mention. Jika tiket berlarut-larut, atur tutup otomatis dan gunakan /ticket remind sebelum itu berjalan.

Kesalahan yang dibuat agensi di Discord

• Satu channel untuk setiap klien. Gunakan satu tiket per proyek agar klien baru tidak pernah melihat pesan klien lain.
• Membiarkan semua orang menutup tiket. Batasi penutupan ke peran staf dan minta alasan, agar transkrip bercerita dengan jelas.
• Invoice tanpa awalan. Atur awalan ID di branding agar nomor bisa dilacak.
• Melewatkan anti-nuke. Akun manajer yang diambil alih bisa menghapus channel klien dengan cepat.

Apa yang tidak dilakukan Noxyr untuk agensi

• Tidak ada papan tugas, tenggat, pelacakan waktu, atau alur persetujuan file.
• Tidak ada kontrak atau tanda tangan elektronik. Tombol syarat layanan adalah postingan teks, bukan perjanjian yang ditandatangani.
• Tidak ada perhitungan pajak atau ekspor akuntansi. Laporan hanya menjumlahkan catatan invoice Anda.
• Tidak ada pengingat umum, selain /ticket remind.

Langkah berikutnya

template server agensi memetakan langkah-langkah ini ke channel. Halaman Business menjelaskan fitur Noxyr yang berorientasi bisnis, dan freelancer membahas versi satu orang dari pengaturan ini.