Bot de Discord para agencias: tickets de clientes, facturas y contratación de personal

La pregunta de la agencia: ¿Discord o no?

Muchas agencias pequeñas y estudios creativos, como estudios de diseño centrados en Discord, desarrolladores de bots, creadores de servidores y editores de vídeo, ya trabajan en Discord porque sus clientes también. Pasar la conversación al correo añade fricción. El problema es que un servidor de Discord normal no tiene proceso de captación, ni registros, ni facturas. Eso es lo que cubre esta página.

Captación: de «hola, necesito un logo» a un briefing

Publica un panel de tickets llamado Iniciar un proyecto. Cuando un cliente potencial pulsa el botón, un formulario emergente hace las preguntas que siempre haces: qué necesita, rango de presupuesto, plazo, enlaces. Discord admite cinco campos en una ventana emergente, y los formularios de tickets pueden marcar cualquiera como obligatorio. Las respuestas se convierten en el primer mensaje de un canal privado con tu equipo, y se guardan en la transcripción.

Si ofreces varios servicios, usa un desplegable con un panel por servicio, cada uno con su propio rol de staff. Las peticiones de diseño van a los diseñadores, y las de desarrollo a los desarrolladores. Consulta los diseños de paneles de tickets.

Gestionar el canal del proyecto

La documentación de herramientas del staff enumera cada opción. Las analíticas de tickets muestran el volumen, el tiempo de respuesta y las valoraciones por miembro del staff, lo que resulta útil cuando tienes que decirle a un cliente lo rápido que respondes.

Presupuestos y facturas

/invoice create genera una imagen de factura con el nombre de tu marca, tu logo, el prefijo de ID y tus colores, y la referencia cubre precios personalizados, descuentos, cupones y estado. Hay diez temas y diez diseños disponibles en el diseño de facturas. Los informes de ventas suman lo facturado en 7, 30 o 90 días, o en total, con un desglose por método de pago. Consulta la página del bot de facturas.

Para cobrar, Auto-Pay muestra un código QR, confirma automáticamente las criptomonedas y PIX, y permite que el staff confirme los demás métodos con un clic. Los fondos van a tu propia cuenta. Noxyr no es un procesador de pagos y no retiene dinero. Las agencias que necesiten facturación con tarjeta y gestión de impuestos seguirán queriendo un software de contabilidad junto a él.

Pruebas y contratación

Tras un trabajo pagado, un cliente puede dejar una valoración mediante el bot de reseñas, que marca como compras verificadas las reseñas vinculadas a facturas. Publícalas en un canal público como prueba de tu portafolio. Al contratar, las solicitudes dan a cada candidato un canal privado, tus preguntas y botones de Aceptar o Rechazar.

Orden de configuración sugerido

1. Roles: Cliente, Equipo, Responsable. Invita a Noxyr con el enlace de invitación y coloca su rol por encima de ellos.
2. Panel de captación con el formulario que desearías que todos los clientes rellenaran.
3. Roles de staff por servicio y una categoría de tickets con los permisos correctos.
4. Marca de facturas y una factura de prueba.
5. Métodos de pago si quieres cobros con QR.
6. Canal de reseñas más el botón de Dejar reseña.
7. Formulario de solicitud de personal y registros del servidor para la rendición de cuentas.

Una primera semana realista

No intentes montar todo el estudio el primer día. El primer día, publica el panel de captación y haz pasar por él a tres clientes potenciales reales. Anota qué preguntas se saltan o malinterpretan, y reescríbelas. El segundo día, envía una factura de prueba a un compañero y mírala en el móvil, porque la mayoría de clientes la abren ahí. Para el tercer día, añade un segundo rol de staff para el servicio que más peticiones recibe.

Usa la primera semana para medir dos cosas. ¿Cuánto tarda la primera respuesta, y cuántos tickets siguen abiertos más de una semana? Las analíticas de tickets leen los mismos registros que ya tienes, así que no hay que activar nada extra. Si la primera respuesta es lenta, añade un rol de staff al panel y avísalo. Si los tickets se alargan, configura el cierre automático y usa /ticket remind antes de que se active.

Errores que cometen las agencias en Discord

• Un canal para todos los clientes. Usa un ticket por proyecto para que un cliente nuevo nunca vea los mensajes de otro.
• Dejar que cualquiera cierre tickets. Limita el cierre a los roles de staff y pide un motivo, para que la transcripción cuente una historia clara.
• Facturas sin prefijo. Define un prefijo de ID en la marca para que los números sean rastreables.
• Saltarse el antinuke. Una cuenta de responsable secuestrada puede borrar los canales de un cliente muy rápido.

Lo que Noxyr no hace por las agencias

• No hay tableros de tareas, plazos, control de tiempo ni flujos de aprobación de archivos.
• No hay contratos ni firma electrónica. El botón de condiciones del servicio es una publicación de texto, no un acuerdo firmado.
• No hay cálculo de impuestos ni exportación contable. Los informes solo suman tus registros de facturas.
• No hay recordatorios generales, salvo /ticket remind.

Próximos pasos

La plantilla de servidor para agencias asigna estos pasos a canales. La página de Empresas explica las funciones orientadas a negocio de Noxyr, y freelancers cubre la versión para una sola persona de esta configuración.