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लेखक: Mike
एजेंसियों के लिए Discord बॉट: क्लाइंट टिकट, इनवॉइस और स्टाफ़ भर्ती
Discord पर एजेंसी को क्लाइंट इनटेक, हर प्रोजेक्ट के लिए एक निजी चैनल, पेशेवर दिखने वाले इनवॉइस और बिना स्प्रेडशीट के भर्ती का तरीका चाहिए। Noxyr ये सब मुफ़्त में Discord के अंदर करता है। यह प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल नहीं है, इसलिए टास्क, डेडलाइन और समय ट्रैकिंग उसी टूल में रहती हैं जो आप पहले से इस्तेमाल करते हैं।
एजेंसी का सवाल: Discord या नहीं?
बहुत सी छोटी एजेंसियाँ और क्रिएटिव स्टूडियो, जैसे Discord पर केंद्रित डिज़ाइन दुकानें, बॉट डेवलपर, सर्वर बिल्डर और वीडियो एडिटर, पहले से Discord पर रहते हैं, क्योंकि उनके क्लाइंट भी वहीं हैं। बातचीत को ईमेल में ले जाना रुकावट डालता है। मुश्किल यह है कि एक साधारण Discord सर्वर में कोई इनटेक प्रक्रिया, कोई रिकॉर्ड या कोई इनवॉइस नहीं होता। इसी कमी पर यह पेज है।
इनटेक: “हाँ, मुझे लोगो चाहिए” से एक ब्रीफ़ तक
एक ticket panel पोस्ट करें जिसका नाम Start a project है। जब कोई संभावित क्लाइंट बटन दबाता है, तो एक pop-up फ़ॉर्म वे सवाल पूछता है जो आप हमेशा पूछते हैं: उन्हें क्या चाहिए, बजट सीमा, डेडलाइन, लिंक। Discord एक pop-up में पाँच इनपुट देता है, और ticket forms किसी भी इनपुट को ज़रूरी चिह्नित कर सकते हैं। जवाब आपकी टीम के साथ एक निजी चैनल में पहला संदेश बन जाते हैं, और ट्रांसक्रिप्ट में सहेजे रहते हैं।
अगर आप कई सेवाएँ देते हैं, तो हर सेवा के लिए एक अलग पैनल के साथ dropdown इस्तेमाल करें, हर एक का अपना स्टाफ़ रोल हो। डिज़ाइन के अनुरोध डिज़ाइनरों के पास जाते हैं, डेवलपमेंट के अनुरोध डेवलपरों के पास। देखें ticket panel layouts।
प्रोजेक्ट चैनल चलाना
| ज़रूरत | कमांड या फ़ीचर |
|---|---|
| दिखाएँ कि अनुरोध किसके पास है | /ticket claim, चाहें तो उसे claim करने वाले तक लॉक करके |
| एक टीममेट या क्लाइंट के सहकर्मी को जोड़ें | /ticket add और /ticket remove |
| चुप क्लाइंट को याद दिलाएँ | /ticket remind एक लिंक के साथ DM भेजता है |
| अंतहीन खुले थ्रेड रोकें | आपके सेट घंटों के बाद अपने-आप बंद |
| रिकॉर्ड रखें | बंद होने पर सहेजी गई ट्रांसक्रिप्ट, और कभी भी /ticket transcript |
staff tools doc हर विकल्प की सूची देता है। Ticket analytics हर स्टाफ़ सदस्य के लिए मात्रा, जवाब का समय और रेटिंग दिखाता है, जो तब काम आता है जब आप किसी क्लाइंट को बताएँ कि आप कितनी तेज़ी से जवाब देते हैं।
कोट और इनवॉइस
/invoice create आपके ब्रांड नाम, लोगो, ID prefix और रंगों वाली इनवॉइस तस्वीर बनाता है, और reference कस्टम कीमतें, छूट, वाउचर और स्थिति कवर करता है। invoice design में दस थीम और दस लेआउट उपलब्ध हैं। Sales reports 7, 30, 90 दिनों या सारे समय के लिए आपके भेजे इनवॉइस का कुल योग दिखाते हैं, भुगतान-तरीके के विवरण के साथ। invoice bot पेज देखें।
पैसे इकट्ठे करने के लिए, Auto-Pay एक QR कोड दिखाता है, क्रिप्टो और PIX अपने-आप कन्फ़र्म करता है, और स्टाफ़ बाकी तरीकों को एक क्लिक में कन्फ़र्म कर सकता है। पैसा आपके अपने अकाउंट में जाता है। Noxyr भुगतान प्रोसेसर नहीं है और पैसा नहीं रखता। जिन एजेंसियों को टैक्स संभालने वाली कार्ड इनवॉइसिंग चाहिए, उन्हें इसके साथ अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर भी चाहिए होगा।
प्रमाण और भर्ती
पेड काम के बाद, क्लाइंट review bot के ज़रिए रेटिंग दे सकता है, जो इनवॉइस से जुड़ी समीक्षाओं को सत्यापित खरीद के रूप में चिह्नित करता है। उन्हें पोर्टफ़ोलियो प्रमाण के रूप में सार्वजनिक चैनल में पोस्ट करें। भर्ती के समय, applications हर उम्मीदवार को एक निजी चैनल, आपके सवाल और Accept या Reject बटन देते हैं।
सुझाया गया सेटअप क्रम
- रोल: Client, Team, Manager। invite लिंक से Noxyr जोड़ें और उसका रोल इन सबसे ऊपर रखें।
- इनटेक पैनल उस फ़ॉर्म के साथ जो आप चाहते हैं हर क्लाइंट भरे।
- हर सेवा के लिए स्टाफ़ रोल और सही अनुमतियों वाली ticket category।
- इनवॉइस ब्रांडिंग और एक टेस्ट इनवॉइस।
- भुगतान तरीके अगर आप QR भुगतान चाहते हैं।
- समीक्षा चैनल और समीक्षा छोड़ें बटन।
- स्टाफ़ आवेदन फ़ॉर्म और जवाबदेही के लिए server logs।
एक यथार्थवादी पहला हफ़्ता
पहले दिन पूरा स्टूडियो बनाने की कोशिश न करें। पहले दिन इनटेक पैनल पोस्ट करें और तीन असली संभावित क्लाइंट को उससे गुज़ारें। नोट करें कि कौन से सवाल छोड़े या गलत समझे गए, और उन्हें फिर से लिखें। दूसरे दिन एक टीममेट को टेस्ट इनवॉइस भेजें और उसे फ़ोन पर देखें, क्योंकि ज़्यादातर क्लाइंट उसे वहीं खोलते हैं। तीसरे दिन, जिस सेवा के सबसे ज़्यादा अनुरोध आते हैं उसके लिए दूसरा स्टाफ़ रोल जोड़ें।
पहले हफ़्ते का उपयोग दो चीज़ें मापने के लिए करें: पहला जवाब कितनी देर में आता है, और कितने टिकट एक हफ़्ते से ज़्यादा खुले रहते हैं? Ticket analytics उन्हीं रिकॉर्ड्स को पढ़ता है जो आपके पास पहले से हैं, इसलिए कुछ अतिरिक्त चालू नहीं करना होता। अगर पहला जवाब धीमा है, तो पैनल में एक स्टाफ़ रोल जोड़ें और उसे पिंग करें। अगर टिकट लटके रहते हैं, तो auto-close सेट करें और उससे पहले /ticket remind इस्तेमाल करें।
एजेंसियों की आम गलतियाँ Discord पर
- हर क्लाइंट के लिए एक चैनल। हर प्रोजेक्ट के लिए एक टिकट इस्तेमाल करें, ताकि नया क्लाइंट कभी किसी और क्लाइंट के संदेश न देखे।
- हर किसी को टिकट बंद करने देना। बंद करना स्टाफ़ रोल तक सीमित रखें और कारण माँगें, ताकि ट्रांसक्रिप्ट साफ़ कहानी बताए।
- बिना prefix के इनवॉइस। ब्रांडिंग में ID prefix सेट करें ताकि नंबर का पता चल सके।
- anti-nuke छोड़ देना। हैक किया गया मैनेजर खाता क्लाइंट के चैनल तेज़ी से मिटा सकता है।
Noxyr एजेंसियों के लिए क्या नहीं करता
- कोई टास्क बोर्ड, डेडलाइन, समय ट्रैकिंग या फ़ाइल अनुमोदन प्रवाह नहीं।
- कोई अनुबंध या e-signatures नहीं। terms-of-service बटन एक टेक्स्ट पोस्ट है, हस्ताक्षरित समझौता नहीं।
- कोई टैक्स गणना या अकाउंटिंग एक्सपोर्ट नहीं। रिपोर्ट सिर्फ़ आपके इनवॉइस रिकॉर्ड का कुल योग देती हैं।
- कोई सामान्य रिमाइंडर नहीं, सिवाय
/ticket remindके।
अगले कदम
agency server template इन चरणों को चैनलों से जोड़ता है। Business पेज Noxyr के व्यावसायिक फ़ीचर समझाता है, और freelancers इस सेटअप का एक-व्यक्ति संस्करण बताता है।
आम सवाल
क्या Noxyr प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल की जगह ले सकता है?
नहीं। यह इनटेक, निजी प्रोजेक्ट चैनल, इनवॉइस और समीक्षाएँ संभालता है। टास्क और डेडलाइन एक समर्पित टूल में रहने चाहिए।
क्या क्लाइंट Discord के ज़रिए इनवॉइस चुका सकते हैं?
Auto-Pay आपके सेट किए भुगतान तरीके के लिए QR दिखाता है। क्रिप्टो और PIX अपने-आप कन्फ़र्म होते हैं और बाकी स्टाफ़ से। पैसा Noxyr नहीं रखता।
क्या अलग टीमें सिर्फ़ अपने टिकट देख सकती हैं?
हाँ। हर ticket panel के अपने स्टाफ़ रोल होते हैं, इसलिए डिज़ाइन और डेवलपमेंट के अनुरोध अलग-अलग लोगों के पास जा सकते हैं।
क्या क्लाइंट के काम के लिए Noxyr का खर्च है?
नहीं। हर मॉड्यूल मुफ़्त है।
