بوت Discord للوكالات: تذاكر العملاء والفواتير وتوظيف الفريق

سؤال الوكالة: Discord أم لا؟

كثير من الوكالات الصغيرة والاستوديوهات الإبداعية، مثل شركات التصميم المتخصصة في Discord، ومطوري البوتات، وبناة الخوادم، ومحرري الفيديو، تعيش في Discord أصلا لأن عملاءها يعيشون فيه. نقل المحادثة إلى البريد يضيف احتكاكا. والمشكلة أن خادم Discord العادي لا يحتوي عملية استقبال، ولا سجلات، ولا فواتير. وهذه هي الفجوة التي تغطيها هذه الصفحة.

الاستقبال: من "مرحبا، أحتاج شعارا" إلى مواصفات

انشر لوحة تذاكر باسم Start a project. عندما يضغط العميل المحتمل الزر، يطرح نموذج منبثق الأسئلة التي تطرحها دائما: ما الذي يحتاجه، ونطاق الميزانية، والموعد النهائي، والروابط. يسمح Discord بخمسة مدخلات في النافذة المنبثقة، ويمكن لـنماذج التذاكر أن تجعل أي حقل إلزاميا. وتصبح الإجابات أول رسالة في قناة خاصة مع فريقك، وتُحفظ في النص المسجل.

إذا كنت تقدم عدة خدمات، فاستخدم قائمة منسدلة بلوحة لكل خدمة، ولكل لوحة رتبة فريق خاصة. طلبات التصميم تذهب إلى المصممين، وطلبات التطوير تذهب إلى المطورين. انظر تخطيطات لوحات التذاكر.

إدارة قناة المشروع

توضح وثائق أدوات الفريق كل خيار. وتعرض تحليلات التذاكر الحجم وزمن الرد والتقييمات لكل عضو في الفريق، وهذا مفيد عندما تحتاج إلى إخبار عميل بمدى سرعة ردك.

عروض الأسعار والفواتير

ينتج /invoice create صورة فاتورة باسم علامتك، وشعارك، وبادئة المعرفات وألوانك، والمرجع يغطي الأسعار المخصصة والخصم والقسائم والحالة. وتتوفر عشرة سمات وعشرة تخطيطات في تصميم الفواتير. وتجمع تقارير المبيعات ما فوترته خلال 7 أو 30 أو 90 يوما أو كل الوقت، مع تفصيل حسب طريقة الدفع. انظر صفحة بوت الفواتير.

لتحصيل المال، يعرض Auto-Pay رمز QR، ويؤكد العملات المشفرة وPIX تلقائيا، ويسمح للفريق بتأكيد الطرق الأخرى بنقرة واحدة. والأموال تذهب إلى حسابك الخاص. Noxyr ليس معالج مدفوعات ولا يحتفظ بالمال. الوكالات التي تحتاج إلى فوترة بالبطاقات مع معالجة الضرائب ستحتاج أيضا إلى برنامج محاسبة بجانبه.

الدليل والتوظيف

بعد مشروع مدفوع، يستطيع العميل ترك تقييم عبر بوت التقييمات، الذي يعلّم التقييمات المرتبطة بالفواتير كمشتريات موثقة. انشرها في قناة عامة كدليل لأعمالك. وعند التوظيف، تعطي الطلبات كل مرشح قناة خاصة وأسئلتك وأزرار Accept وReject.

ترتيب الإعداد المقترح

1. الرتب: Client وTeam وManager. ادعُ Noxyr عبر رابط الدعوة وضع رتبته فوقها.
2. لوحة الاستقبال بالنموذج الذي تتمنى أن يملأه كل عميل.
3. رتب الفريق لكل خدمة وفئة تذاكر بالصلاحيات الصحيحة.
4. علامة الفواتير وفاتورة تجريبية.
5. طرق الدفع إذا أردت دفعات QR.
6. قناة التقييمات مع زر Leave a review.
7. نموذج طلب الفريق وسجلات الخادم للمساءلة.

أسبوع أول واقعي

لا تحاول بناء الاستوديو كله في اليوم الأول. في اليوم الأول، انشر لوحة الاستقبال وأرسل ثلاثة عملاء محتملين حقيقيين عبرها. لاحظ الأسئلة التي يتخطونها أو يسيئون فهمها، وأعد صياغتها. في اليوم الثاني، أرسل فاتورة تجريبية لزميل وانظر إليها على الهاتف، لأن معظم العملاء يفتحونها هناك. وبحلول اليوم الثالث، أضف رتبة فريق ثانية للخدمة التي تحصل على أكبر عدد من الطلبات.

استخدم الأسبوع الأول لقياس شيئين. كم يستغرق الرد الأول؟ وكم تذكرة تبقى مفتوحة بعد أسبوع؟ تحليلات التذاكر تقرأ السجلات نفسها التي لديك، فلا شيء إضافي يحتاج إلى تشغيل. إذا كان الرد الأول بطيئا، فأضف رتبة فريق إلى اللوحة وانشرها. وإذا بقيت التذاكر معلقة، فاضبط الإغلاق التلقائي واستخدم /ticket remind قبل أن يعمل.

أخطاء ترتكبها الوكالات على Discord

• قناة واحدة لكل العملاء. استخدم تذكرة لكل مشروع حتى لا يرى عميل جديد رسائل عميل آخر أبدا.
• السماح للجميع بإغلاق التذاكر. اقصر الإغلاق على رتب الفريق، واطلب سببا، حتى يروي النص المسجل قصة واضحة.
• فواتير بلا بادئة. اضبط بادئة معرفات في العلامة التجارية، حتى تكون الأرقام قابلة للتتبع.
• تجاهل Anti-nuke. حساب مدير مخترق يستطيع حذف قنوات العميل بسرعة.

ما الذي لا يفعله Noxyr للوكالات

• لا لوحات مهام، ولا مواعيد نهائية، ولا تتبع وقت، ولا تدفقات موافقة على الملفات.
• لا عقود ولا توقيعات إلكترونية. زر شروط الخدمة نص منشور، وليس اتفاقا موقعا.
• لا حساب ضرائب ولا تصدير محاسبي. التقارير تجمع سجلات فواتيرك فقط.
• لا تذكيرات عامة، عدا /ticket remind.

الخطوات التالية

يربط قالب خادم الوكالة هذه الخطوات بالقنوات. وصفحة Business تشرح الميزات الموجهة للأعمال في Noxyr، وتغطي صفحة المستقلين النسخة الفردية من هذا الإعداد.