Discord向けエージェンシーボット：クライアントのチケット、請求書、スタッフ採用

エージェンシーの問い：Discordを使うべきか？

多くの小さなエージェンシーやクリエイティブのスタジオは、Discordに重点を置いたデザイン事務所、ボットの開発者、サーバーの構築者、動画編集者など、クライアントがDiscordにいるので、すでにDiscordで生活しています。やり取りをメールに移すと、摩擦が増えます。ただし、普通のDiscordサーバーには、受付の手順、記録、請求書がありません。このページが扱うのは、その隙間です。

受付：「ロゴが欲しいんですけど」から、依頼書まで

チケットのパネルをStart a projectという名前で投稿します。見込み客がボタンを押すと、ポップアップのフォームが、いつも尋ねる質問をします。何が必要か、予算の範囲、締め切り、リンクです。Discordはポップアップの入力を五つまでに制限しており、チケットのフォームでは、どの項目も必須にできます。回答は、チームとの非公開のチャンネルで最初のメッセージになり、トランスクリプトに残ります。

複数のサービスを提供しているなら、サービスごとに一つのパネルを持つドロップダウンを使い、それぞれに独自のスタッフのロールを付けてください。デザインの依頼はデザイナーへ、開発の依頼は開発者へ行きます。チケットのパネルのレイアウトをご覧ください。

案件のチャンネルを運営する

スタッフのツールのドキュメントに全オプションがあります。チケットの分析は、スタッフごとの件数、返信時間、評価を示すので、クライアントに返信の速さを伝えなければならないときに役立ちます。

見積もりと請求書

/invoice createは、ブランド名、ロゴ、IDの接頭辞、色の付いた請求書の画像を作成します。リファレンスには、カスタムの価格、割引、バウチャー、ステータスが書かれています。請求書のデザインでは、10のテーマと10のレイアウトが使えます。売上レポートは、7日、30日、90日、または全期間で請求した合計を、支払い方法の内訳とともに集計します。請求書ボットのページをご覧ください。

代金を集めるには、Auto-Payが、設定した方法のQRコードを表示し、暗号資産とPIXを自動で確認し、ほかの方法はスタッフがワンクリックで確認できます。資金はあなた自身の口座に入ります。Noxyrは決済事業者ではなく、お金を預かりません。税務の処理を伴うカードの請求が必要なエージェンシーは、その横に会計ソフトも使う必要があるでしょう。

実績と採用

有料の案件の後、クライアントはレビューボットで評価を残すことができ、請求書に結びついたレビューは、確認済みの購入としてマークされます。ポートフォリオの証拠として、公開のチャンネルに投稿してください。採用するときは、応募で、各候補者に非公開のチャンネル、あなたの質問、承認と不承認のボタンを与えられます。

推奨する設定の順番

1. ロール：Client、Team、Manager。招待リンクからNoxyrを招待し、そのロールを彼らより上に置きます。
2. 受付のパネル。すべてのクライアントに記入してほしいと思うフォームを付けて。
3. サービスごとのスタッフのロール。適切な権限を持つチケットのカテゴリと合わせて。
4. 請求書のブランディング。テスト用の請求書と一緒に。
5. 支払い方法。QRでの支払いが欲しければ。
6. レビューのチャンネル。「Leave a review」ボタンと合わせて。
7. スタッフの応募フォーム。説明責任のためのサーバーログと合わせて。

現実的な最初の一週間

初日からスタジオ全体を作ろうとしないでください。初日は、受付のパネルを投稿し、実際の見込み客三人にそれを通してもらいます。どの質問を飛ばすか、誤解するかを記録し、書き直してください。二日目は、チームメイトにテストの請求書を送り、スマホで見てみてください。ほとんどのクライアントはそこで開くからです。三日目までに、最も多く依頼が来るサービスのために、二つ目のスタッフのロールを追加します。

最初の一週間は、二つのことを測るのに使ってください。最初の返信までどのくらいかかるか、一週間を過ぎて開いたままのチケットがいくつあるか。チケットの分析は、すでにあるのと同じ記録を読むので、追加で何かをオンにする必要はありません。最初の返信が遅ければ、パネルにスタッフのロールを加えて、それをメンションしてください。チケットが長引くなら、自動クローズを設定し、発動する前に/ticket remindを使ってください。

エージェンシーがDiscordで犯しがちなミス

• クライアントごとに一つのチャンネル。案件ごとに一つのチケットを使えば、新しいクライアントが別のクライアントのメッセージを見ることはありません。
• 誰でもチケットをクローズできてしまう。クローズをスタッフのロールに限定し、理由を尋ねるようにすれば、トランスクリプトが明確な話を語ります。
• 接頭辞のない請求書。番号を追跡できるように、ブランディングでIDの接頭辞を設定してください。
• 荒らし対策を忘れる。乗っ取られたマネージャーのアカウントは、クライアントのチャンネルを素早く削除できます。

Noxyrがエージェンシーのためにしないこと

• タスクボード、締め切り、作業時間の管理、ファイルの承認の流れはありません。
• 契約書や電子署名はありません。利用規約のボタンは、テキストの投稿であり、署名された合意ではありません。
• 税金の計算や会計のエクスポートはありません。レポートは請求書の記録を合計するだけです。
• /ticket remind以外の一般的なリマインダーはありません。

次のステップ

エージェンシーのサーバーのテンプレートが、これらの手順をチャンネルに対応させています。Businessのページでは、Noxyrのビジネス向けの機能を説明し、フリーランサーのページでは、この設定の一人用の版を扱っています。