Discord-Bot für Agenturen: Kunden-Tickets, Rechnungen und Personalsuche

Die Agentur-Frage: Discord oder nicht?

Viele kleine Agenturen und Kreativstudios, etwa Design-Studios mit Discord-Fokus, Bot-Entwickler, Server-Bauer und Videoeditoren, arbeiten schon in Discord, weil ihre Kunden es auch tun. E-Mail in die Unterhaltung zu holen, bringt Reibung. Der Haken: Ein einfacher Discord-Server hat keinen Aufnahmeprozess, keine Aufzeichnungen und keine Rechnungen. Diese Lücke behandelt diese Seite.

Aufnahme: vom „Hi, ich brauche ein Logo“ zum Briefing

Poste ein Ticket-Panel mit dem Titel Projekt starten. Drückt ein Interessent den Button, fragt ein Pop-up-Formular die Fragen, die du immer stellst: was er braucht, Budgetrahmen, Frist, Links. Discord erlaubt fünf Eingabefelder in einem Pop-up, und Ticket-Formulare können jedes Feld als Pflicht markieren. Die Antworten werden zur ersten Nachricht in einem privaten Kanal mit deinem Team und bleiben im Protokoll erhalten.

Bietest du mehrere Leistungen an, nutze ein Dropdown mit einem Panel pro Leistung, jedes mit eigener Team-Rolle. Design-Anfragen gehen an Designer, Entwicklungs-Anfragen an Entwickler. Siehe Layouts für Ticket-Panels.

Den Projektkanal führen

Die Doku zu den Team-Werkzeugen listet jede Option. Ticket-Auswertungen zeigen Volumen, Reaktionszeit und Bewertungen pro Teammitglied, nützlich, wenn du einem Kunden sagen musst, wie schnell du antwortest.

Angebote und Rechnungen

/invoice create erstellt ein Rechnungsbild mit deinem Markennamen, Logo, ID-Präfix und Farben. Die Referenz behandelt eigene Preise, Rabatte, Gutscheine und Status. Zehn Designs und zehn Layouts stehen unter Rechnungsdesign bereit. Verkaufsberichte summieren, was du in 7, 30 oder 90 Tagen oder insgesamt in Rechnung gestellt hast, mit einer Aufschlüsselung nach Zahlungsmethode. Siehe die Seite zum Rechnungs-Bot.

Um Geld einzutreiben, zeigt Auto-Pay einen QR-Code, bestätigt Krypto und PIX automatisch und lässt das Team andere Methoden mit einem Klick bestätigen. Das Geld geht auf dein eigenes Konto. Noxyr ist kein Zahlungsdienstleister und hält kein Geld. Agenturen, die Kartenrechnungen mit Steuerabwicklung brauchen, werden daneben weiterhin eine Buchhaltungssoftware wollen.

Nachweise und Personal

Nach einem bezahlten Auftrag kann ein Kunde über den Review-Bot eine Bewertung abgeben, der Bewertungen mit Rechnungsbezug als verifizierte Käufe markiert. Poste sie in einem öffentlichen Kanal als Portfolio-Nachweis. Wenn du einstellst, geben Bewerbungen jedem Kandidaten einen privaten Kanal, deine Fragen und Buttons zum Annehmen oder Ablehnen.

Empfohlene Reihenfolge beim Einrichten

1. Rollen: Kunde, Team, Manager. Lade Noxyr über den Einladungslink ein und setze seine Rolle über ihnen.
2. Aufnahme-Panel mit dem Formular, das du dir von jedem Kunden wünschst.
3. Team-Rollen pro Leistung und eine Ticket-Kategorie mit den richtigen Berechtigungen.
4. Rechnungs-Branding und eine Testrechnung.
5. Zahlungsmethoden, wenn du QR-Zahlungen willst.
6. Bewertungskanal plus den Button Bewertung abgeben.
7. Bewerbungsformular fürs Team und Server-Logs für Nachvollziehbarkeit.

Eine realistische erste Woche

Versuch nicht, das ganze Studio am ersten Tag aufzubauen. Am ersten Tag postest du das Aufnahme-Panel und schickst drei echte Interessenten hindurch. Notiere, welche Fragen sie überspringen oder falsch verstehen, und formuliere sie neu. Am zweiten Tag schickst du eine Testrechnung an einen Teamkollegen und schaust sie dir auf dem Handy an, denn die meisten Kunden öffnen sie dort. Bis zum dritten Tag fügst du eine zweite Team-Rolle für die Leistung hinzu, die die meisten Anfragen bekommt.

Nutze die erste Woche, um zwei Dinge zu messen: Wie lange dauert die erste Antwort, und wie viele Tickets bleiben über eine Woche offen? Die Ticket-Auswertung liest dieselben Aufzeichnungen, die du schon hast, du musst also nichts Zusätzliches einschalten. Ist die erste Antwort langsam, füge dem Panel eine Team-Rolle hinzu und pinge sie. Bleiben Tickets liegen, stelle das automatische Schließen ein und nutze /ticket remind, bevor es auslöst.

Fehler, die Agenturen auf Discord machen

• Ein Kanal für alle Kunden. Nutze pro Projekt ein Ticket, damit ein neuer Kunde nie die Nachrichten eines anderen sieht.
• Jeder darf Tickets schließen. Beschränke das Schließen auf Team-Rollen und verlange einen Grund, damit das Protokoll eine klare Geschichte erzählt.
• Rechnungen ohne Präfix. Setze im Branding ein ID-Präfix, damit Nummern nachvollziehbar sind.
• Anti-Nuke auslassen. Ein gekapertes Manager-Konto kann die Kanäle eines Kunden schnell löschen.

Was Noxyr für Agenturen nicht übernimmt

• Keine Aufgabenboards, Fristen, Zeiterfassung oder Freigabe-Abläufe für Dateien.
• Keine Verträge oder elektronischen Signaturen. Der Button für die Nutzungsbedingungen ist ein Textbeitrag, keine unterschriebene Vereinbarung.
• Keine Steuerberechnung und kein Buchhaltungsexport. Die Berichte summieren nur deine Rechnungsdaten.
• Keine allgemeinen Erinnerungen außer /ticket remind.

Nächste Schritte

Die Vorlage für Agentur-Server ordnet diese Schritte Kanälen zu. Die Seite Business erklärt die geschäftsorientierten Funktionen von Noxyr, und Freelancer behandelt die Ein-Personen-Variante dieses Aufbaus.