Bot Discord dla agencji: tickety klientów, faktury i rekrutacja personelu

Pytanie agencji: Discord czy nie?

Wiele małych agencji i studiów kreatywnych, na przykład pracowni projektowych skupionych na Discordzie, twórców botów, budowniczych serwerów i montażystów wideo, już działa w Discordzie, bo działają w nim ich klienci. Przeniesienie rozmowy na e-mail dodaje tarcia. Haczyk polega na tym, że zwykły serwer Discord nie ma procesu przyjmowania zleceń, zapisów ani faktur. Tej luki dotyczy ta strona.

Przyjmowanie zleceń: od „cześć, potrzebuję logo” do briefu

Opublikuj panel ticketów o nazwie Start a project. Gdy potencjalny klient naciśnie przycisk, wyskakujący formularz zadaje pytania, które zawsze zadajesz: czego potrzebują, przedział budżetu, termin, linki. Discord pozwala na pięć pól w wyskakującym oknie, a formularze ticketów mogą oznaczyć dowolne jako wymagane. Odpowiedzi stają się pierwszą wiadomością w prywatnym kanale z twoim zespołem i są zachowane w transkrypcji.

Jeśli oferujesz kilka usług, użyj listy rozwijanej z jednym panelem na usługę, każdy z własną rolą personelu. Zlecenia projektowe trafiają do grafików, zlecenia programistyczne do deweloperów. Zobacz układy paneli ticketów.

Prowadzenie kanału projektu

Dokument narzędzi personelu wymienia każdą opcję. Analityka ticketów pokazuje wolumen, czas odpowiedzi i oceny na członka personelu, co przydaje się, gdy trzeba powiedzieć klientowi, jak szybko odpowiadasz.

Oferty i faktury

/invoice create tworzy obraz faktury z nazwą marki, logo, prefiksem ID i kolorami, a dokumentacja obejmuje niestandardowe ceny, rabat, vouchery i status. Dziesięć motywów i dziesięć układów jest dostępnych w projektowaniu faktur. Raporty sprzedaży sumują to, co zafakturowałeś w ciągu 7, 30, 90 dni lub od zawsze, z podziałem na metody płatności. Zobacz stronę bota faktur.

Aby pobierać płatności, Auto-Pay pokazuje kod QR, automatycznie potwierdza krypto i PIX, a personel może potwierdzać inne metody jednym kliknięciem. Pieniądze trafiają na twoje konto. Noxyr nie jest procesorem płatności i nie przechowuje pieniędzy. Agencje, które potrzebują faktur kartowych z obsługą podatków, nadal będą chciały mieć obok programu księgowego.

Dowód i rekrutacja

Po opłaconym zleceniu klient może wystawić ocenę przez bota recenzji, który oznacza recenzje powiązane z fakturami jako zweryfikowane zakupy. Publikuj je na publicznym kanale jako dowód portfolio. Przy zatrudnianiu zgłoszenia dają każdemu kandydatowi prywatny kanał, twoje pytania oraz przyciski Accept i Reject.

Sugerowana kolejność konfiguracji

1. Role: Client, Team, Manager. Zaproś Noxyr przez link zaproszenia i ustaw jego rolę ponad nimi.
2. Panel przyjęć z formularzem, jaki chciałbyś, żeby każdy klient wypełniał.
3. Role personelu dla każdej usługi i kategoria ticketów z właściwymi uprawnieniami.
4. Branding faktur i testowa faktura.
5. Metody płatności, jeśli chcesz płatności QR.
6. Kanał recenzji oraz przycisk Leave a review.
7. Formularz zgłoszeń do pracy i logi serwera dla rozliczalności.

Realistyczny pierwszy tydzień

Nie próbuj budować całego studia pierwszego dnia. Pierwszego dnia opublikuj panel przyjęć i przepuść przez niego trzech prawdziwych klientów. Zanotuj, które pytania pomijają albo źle rozumieją, i przepisz je. Drugiego dnia wyślij testową fakturę do członka zespołu i obejrzyj ją na telefonie, bo większość klientów otwiera ją właśnie tam. Do trzeciego dnia dodaj drugą rolę personelu dla usługi, która dostaje najwięcej zapytań.

Wykorzystaj pierwszy tydzień do zmierzenia dwóch rzeczy. Ile trwa pierwsza odpowiedź i ile ticketów wisi otwartych dłużej niż tydzień? Analityka ticketów czyta te same zapisy, które już masz, więc nic dodatkowego nie trzeba włączać. Jeśli pierwsza odpowiedź jest wolna, dodaj rolę personelu do panelu i ją oznacz. Jeśli tickety zalegają, ustaw auto-zamykanie i użyj /ticket remind, zanim się uruchomi.

Błędy, które agencje popełniają na Discordzie

• Jeden kanał dla każdego klienta. Używaj jednego ticketa na projekt, by nowy klient nigdy nie widział wiadomości innego klienta.
• Pozwalanie wszystkim zamykać tickety. Ogranicz zamykanie do ról personelu i proś o powód, by transkrypcja opowiadała jasną historię.
• Faktury bez prefiksu. Ustaw prefiks ID w brandingu, żeby numery dało się prześledzić.
• Pomijanie anti-nuke. Przejęte konto menedżera może szybko usunąć kanały klienta.

Czego Noxyr nie robi dla agencji

• Brak tablic zadań, terminów, rejestrowania czasu ani przepływów zatwierdzania plików.
• Brak umów i podpisów elektronicznych. Przycisk regulaminu to post tekstowy, a nie podpisana umowa.
• Brak obliczeń podatkowych i eksportu księgowego. Raporty sumują wyłącznie twoje zapisy faktur.
• Brak ogólnych przypomnień, poza /ticket remind.

Dalsze kroki

Szablon serwera agencji przekłada te kroki na kanały. Strona Business wyjaśnia funkcje Noxyr zorientowane na biznes, a freelancerzy opisują wersję tej konfiguracji dla jednej osoby.