Bot de Discord para Agências: Tickets de Clientes, Faturas e Contratação de Equipe

A questão da agência: Discord ou não?

Muitas pequenas agências e estúdios criativos, como estúdios de design focados em Discord, desenvolvedores de bots, construtores de servidores e editores de vídeo, já vivem no Discord porque os clientes também vivem. Levar a conversa para o e-mail acrescenta atrito. O problema é que um servidor comum do Discord não tem processo de entrada, registros nem faturas. Essa é a lacuna que esta página cobre.

Entrada: de “oi, preciso de um logo” até um briefing

Publique um painel de tickets chamado Começar um projeto. Quando um cliente em potencial pressiona o botão, um formulário em pop-up faz as perguntas que você sempre faz: o que ele precisa, faixa de orçamento, prazo, links. O Discord permite cinco campos em um pop-up, e os formulários de ticket podem marcar qualquer um como obrigatório. As respostas viram a primeira mensagem em um canal privado com a sua equipe, e ficam guardadas na transcrição.

Se você oferece vários serviços, use um menu suspenso com um painel por serviço, cada um com o seu cargo de equipe. Pedidos de design vão para os designers, pedidos de desenvolvimento vão para os desenvolvedores. Veja os layouts de painel de ticket.

Gerenciando o canal do projeto

A documentação das ferramentas da equipe lista cada opção. As análises de tickets mostram volume, tempo de resposta e avaliações por membro da equipe, o que é útil quando você precisa informar a um cliente o quão rápido você responde.

Orçamentos e faturas

/invoice create gera uma imagem de fatura com o nome da sua marca, logo, prefixo de ID e cores, e a referência cobre preços personalizados, desconto, vouchers e status. Dez temas e dez layouts estão disponíveis em design de fatura. Os relatórios de vendas somam o que você faturou em 7, 30, 90 dias ou todo o período, com um detalhamento por forma de pagamento. Veja a página do bot de faturas.

Para receber o dinheiro, o Auto-Pay mostra um QR code, confirma cripto e PIX automaticamente e permite que a equipe confirme outras formas com um clique. Os valores vão para a sua própria conta. O Noxyr não é um processador de pagamentos e não fica com o dinheiro. Agências que precisam de faturamento com cartão e tratamento de impostos ainda vão querer um software de contabilidade ao lado.

Prova social e contratação

Depois de um trabalho pago, um cliente pode deixar uma nota pelo bot de avaliações, que marca as avaliações ligadas a faturas como compras verificadas. Publique-as em um canal público como prova para o seu portfólio. Ao contratar, as candidaturas dão a cada candidato um canal privado, as suas perguntas e botões de Aceitar ou Rejeitar.

Ordem de configuração sugerida

1. Cargos: Cliente, Equipe, Gerente. Convide o Noxyr pelo link de convite e coloque o cargo dele acima deles.
2. Painel de entrada com o formulário que você gostaria que todo cliente preenchesse.
3. Cargos da equipe por serviço e uma categoria de tickets com as permissões certas.
4. Identidade visual da fatura e uma fatura de teste.
5. Formas de pagamento, se você quiser pagamentos por QR.
6. Canal de avaliações mais o botão Deixe uma avaliação.
7. Formulário de candidatura da equipe e logs do servidor para responsabilidade.

Uma primeira semana realista

Não tente construir o estúdio inteiro no primeiro dia. No primeiro dia, publique o painel de entrada e envie três clientes em potencial reais por ele. Anote quais perguntas eles pulam ou entendem mal, e reescreva-as. No segundo dia, envie uma fatura de teste para um colega e veja-a no celular, porque a maioria dos clientes a abre lá. Até o terceiro dia, adicione um segundo cargo de equipe para o serviço que mais recebe pedidos.

Use a primeira semana para medir duas coisas. Quanto tempo leva a primeira resposta, e quantos tickets ficam abertos por mais de uma semana? As análises de tickets leem os mesmos registros que você já tem, então nada precisa ser ativado. Se a primeira resposta for lenta, adicione um cargo de equipe ao painel e marque-o. Se os tickets se arrastarem, configure o fechamento automático e use /ticket remind antes que ele dispare.

Erros que agências cometem no Discord

• Um canal para todos os clientes. Use um ticket por projeto, para que um cliente novo nunca veja as mensagens de outro cliente.
• Deixar qualquer um fechar tickets. Limite o fechamento aos cargos da equipe e peça um motivo, para que a transcrição conte uma história clara.
• Faturas sem prefixo. Defina um prefixo de ID na identidade visual, para que os números sejam rastreáveis.
• Pular o anti-nuke. Uma conta de gerente invadida pode apagar os canais de um cliente rapidamente.

O que o Noxyr não faz pelas agências

• Sem quadros de tarefas, prazos, controle de horas ou fluxos de aprovação de arquivos.
• Sem contratos ou assinaturas eletrônicas. O botão de termos de serviço é um texto postado, não um acordo assinado.
• Sem cálculo de impostos ou exportação contábil. Os relatórios somam apenas os seus registros de fatura.
• Sem lembretes gerais, além do /ticket remind.

Próximos passos

O modelo de servidor para agências associa essas etapas a canais. A página Business explica os recursos do Noxyr voltados a negócios, e a página para freelancers cobre a versão de uma pessoa só dessa configuração.