Discord-Servervorlage für Agenturen und Kundenarbeit

Für wen sie passt

Das passt zu Design-, Entwicklungs-, Video-, Marketing- oder Beratungsteams, die Discord bereits mit Kunden nutzen. Sie funktioniert für ein Team mit zwei oder zwanzig Leuten. Die Seite für Agenturen beschreibt das Angebot, und der Artikel zu eigenen Bots für Agenturen erklärt, wie du einen Bot unter deiner eigenen Marke betreibst.

Rollen einrichten

Das Prinzip der minimalen Rechte ist hier am wichtigsten, denn Kunden dürfen nie einen anderen Kunden sehen.

Verwende keine gemeinsame Kundenrolle, um alle Kundenkanäle zu öffnen. Gib jedem Projektkanal eine eigene Berechtigungsüberschreibung für den Kunden, dem er gehört.

Kanalaufbau

Den Ablauf in Noxyr einrichten

1. Führe /ticketsetup panel_create aus, um ein Projektanfrage-Panel mit einem Formular für Budgetrahmen, Frist und Briefing zu erstellen. Veröffentliche es mit /ticketsetup panel.
2. Übernimm jede neue Anfrage mit /ticket claim, damit eine Person sie verantwortet, und füge Kollegen mit /ticket add hinzu.
3. Stelle eine Rechnung mit /invoice create, wenn der Umfang vereinbart ist. Siehe den Rechnungs-Bot.
4. Sammle nach der Lieferung Feedback mit /review config. Siehe Bewertungen.
5. Aktiviere Transkripte und Server-Logs für eine Nachvollziehbarkeit.
6. Führe /security health aus, prüfe riskante Berechtigungen und klicke bei den sicheren Punkten auf Beheben.

Anfrage, die einen Anruf spart

Ein kurzes Formular schlägt einen langen E-Mail-Verlauf. Frag, wer der Kunde ist, was er will, bis wann und welches Budget er hat. Bleib bei fünf Fragen. Die Antworten landen im Ticket, sodass deine erste Antwort konkret sein kann.

Häufige Fehler

• Kunden im selben Kanal reden lassen. Auch freundliche Kunden sollten einander nicht sehen.
• Dem Team Administratorrechte geben, weil das bequemer ist. Nutze rollenbasierte Berechtigungen.
• Kein Offboarding. Entferne Auftragnehmer und archiviere Projektkanäle am Tag, an dem die Arbeit endet.

Abschluss und Dokumentation

Wenn ein Projekt endet, schließe das Ticket und behalte das Transkript. Entferne die Kundenrolle aus dem Projektkanal und verschiebe den Kanal in eine Archivkategorie, die nur das Team sieht. Bewahre Rechnungen und Freigaben so auf, dass du sie findest. Dann dauert eine Rückfrage sechs Monate später eine Minute statt eines Nachmittags.

Wenn Kunden deinen eigenen Botnamen und dein Avatar statt Noxyr sehen sollen, ist der optionale eigene Bot Teil des Donor-Plans. Dieses Layout braucht ihn aber nicht.

Wer was sieht

Teste vor dem Start mit einem Kundenkonto, das nur die Kundenrolle hat. Es sollte nur Willkommen, FAQ und das Anfrage-Panel sehen, dazu den eigenen Projektkanal und sonst nichts. Wenn mehr sichtbar ist, korrigiere die Berechtigungsüberschreibung und teste erneut.

Bevor du Kunden einlädst

• Schreibe zuerst das Anfrageformular und teste es mit einem zweiten Konto.
• Benenne Kanäle jedes Mal gleich, damit du sie später findest.
• Halte Rechnungen in Tickets oder einem privaten Kanal, nie öffentlich.
• Teile den Ablauf von Ticket zu Rechnung mit deinem Team.

Weiter

Wer allein als Freelancer arbeitet, liest die Vorlage für Auftragsserver. Plane deine Rollenhierarchie mit dem Rollen-Hierarchie-Planer.